Sunum Yaparken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Toplum içerisinde konuşmak birçok insanın korkularının başında gelir. Bu bir tür psikolojik problemdir ve dikkat edilmediği zaman etkileri daha büyük olabilir. Örneğin, okul çağındayken sınıfın önünde konuşmaktan çekinmek bunun en erken belirtilerinden birisidir. Bunun önüne geçebilmek için çocuk yaşlarda kişilere bir toplulukta konuşma fırsatı verilir.

İlerleyen yaşlarda iş sektörüne dahil olduktan sonra yöneticilerinize veya iş almak için uğraştığınız kişilere karşı sunum yapmak durumunda kalabilirsiniz. Bu tür sunumlar elbette sınıf ortamında yapılan sunumlardan çok daha ciddi sunumlar olma özelliğini taşır. Her iş sektörü biraz konuşma kabiliyeti gerektirir. Öncelikle kendinizi bu konuda geliştirmeyi düşünmeli ve ardından sunumlar gerçekleştirmeye çalışmalısınız.

Sunumu Planlama

Sunumun planlama aşaması tahmin edebileceğiniz gibi hazırlayacağınız sunumu sistematik bir hale dönüştürmek anlamına gelir. Öncelikle sunum için aklınıza gelen ilk ve temel fikirleri bir yere kaydetmeli ve sunumun temelini oluşturmalısınız. Bu aşamada asla detaylara yer vermeyin çünkü detaylar aklınızı karıştıracaktır. Ana fikirleri ve anahtar kelimeleri bir kenara not ederek aklınızın karıştığı noktalarda kendinizi toparlama şansını elde edebilirsiniz. Ayrıca bir şeyleri yazarak çalışmak, yazdıklarınızı hatırlamak konusunda size yardımcı olacaktır.

Sunum yapan kişilerin yeteri kadar çalışıp çalışmadığı hemen belli olur. Akıcı bir biçimde sunum yapabilen kişilerin yeteri kadar hazırlandıklarını söyleyebilmek mümkündür. Sunum yaparken takılıyorsanız, söyleyeceklerinizi unutuyorsanız veya ne söyleyeceğinizi bilmiyorsanız yeteri kadar hazırlık yapmamışsınız demektir. Bunun için yapacağınız sunuma iyi çalışmalı, sunum yaparken neleri söylemeniz gerektiğini belirlemelisiniz. İş arkadaşlarınıza veya ailenize sunumu önceden yapmalı, eksiklikler ve düzeltilmesi gereken yerler konusunda onlardan bilgi almalısınız.

Planlama aşamasının bir parçası olarak araştırmanızı yapmayı ihmal etmeyin. Sunumu etkin kılmak istiyorsanız size gelebilecek olası sorulara cevap verebilecek nitelikte bilgilere sahip olmalısınız. Karşınıza çıkan her türlü bilgi kaynağını okumanıza gerek yoktur ama temel bilgiler konusunda kendinizi geliştirmelisiniz. Yapacağınız sunumu etkin kılmak istiyorsanız istatistiklerden veya verilerden yararlanmalısınız. Bununla birlikte araştırma yaparken kullandığınız kaynakların güvenilir kaynaklar olduğundan emin olmalısınız.

Sunumu Gerçekleştirme

Sunumun planlanması aşamasını tamamladıktan sonra her şey hazır demektir. Artık sunumu gerçekleştirmeye veya teslim etmeye çok yakınsınız. Bu noktada bilmeniz gereken bazı özel durumlar bulunmaktadır. Örneğin, sunumun başarılı olmasını sağlamak istiyorsanız mutlaka sunumu yapacağınız kitleyle etkileşim kurmalısınız. Bunu yapmanın en kolay yolu ise hiç kuşkusuz gülümsemektir.

Gerçekleştireceğiniz sunumla ilgili kendinizi güvende hissetmelisiniz. Siz bu sunumla ihtiyaç duyulan bilgiyi karşı tarafa ileteceksiniz ve bunun için mutlu olmanız gerekir. Bununla birlikte sunum yaparken insanların söylediklerinizi anladıklarından emin olmalı ve bu konuda onları desteklemelisiniz. Örneğin, bir müşteri kitlesine sunum yapmanız gerektiğinde teknik terimler kullandığınızda onlara ufak bile olsa anlamlı açıklamalar yapmalısınız. Teknik bir terimi doğrudan anlamalarını beklememelisiniz.

Sunumu gerçekleştirmeden önce, sunum sırasında ve sunum sonrasında yaptıklarınızdan memnuniyet duyun. Eksik bir şeylerin kaldığını düşünmekten kaçının. Eğer şüpheye düşerseniz bir şeyleri eksik yaptığınız konusunda kendinizi zorlayabilir ve neticesinde atacağınız her adımdan hoşnutsuzluk duyabilirsiniz. Bu kısmı farklı algılamamanız gerekir çünkü yanlış bilgi vermek ile kendinizden emin olmak arasında fark vardır. Kitlenize yanlış veya eksik bilgi sunmamaya özen göstermelisiniz. Sunumun o an önemli olduğunu, sonrasında ise etkisinin yavaş yavaş azalacağını unutmamalısınız.

Sunumu yaparken karşınızda duran insanlarla göz temasında bulunmaya gayret göstermelisiniz. Göz teması olmadığı sürece karşınızdaki kişiyi etkileme konusunda yetersiz kalabilirsiniz. Göz teması sunum yaparken oldukça önemlidir. Ne yaptığınızı anlatmanın en kolay yoludur. Göz temasının yanında dikkat etmeniz gereken en önemli nitelik sestir. Sesinizin tonunu iyi ayarlamalısınız. İnsanları uyutacak ve onları sıkacak bir ses tonu kullanmama konusunda dikkatli olmalısınız. Eğer kendinizi ifade etme konusunda sıkıntı yaşarsanız ellerinizden yardım alarak vücut dilinizle kendinize destek olmayı ihmal etmemelisiniz.

Son olarak elbette sunumun sonuç kısmını iyi planlamalısınız. Yüzüp yüzüp kuyruğuna geldikten sonra işi bocalamadan tamamlamayı başarmak zorundasınız. Bunun için sonuç kısmını sunumu kapsayan ve ana fikri ortaya koyan şekilde yapmalısınız. Sonuç kısmının iyi olmasını istiyorsanız hikayeleştirme yoluna gitmeyi düşünebilirsiniz. Fakat istatistiksel verilerin yer aldığı bir sunumda bunu yapmak zorlayıcı olabilir. Gerekli görmeniz durumunda mutlaka sunumu dinleyen kişilerden soru alarak yaptığınız sunumu bitirin.

Sunumlarda Püf Noktaları

• Hata yaptığınız zaman geriye dönüp bunu düzeltmeye çalışmayın. Bir sunum esnasında yaptığınız hatayı çoğu kişi fark etmez. Fark edenler sizi uyarmadığı sürece veya size soru sormadığı sürece hatanızı es geçin. Eğer geri dönüp düzeltmeyi tercih ederseniz hata yaptığınızı kendiniz ortaya çıkartmış olursunuz.
• Ses tonunuzu mutlaka aynı seviyede tutmaya çalışın. Sesiniz genel seviyeden aşağı inerse bu konuda yetersiz olduğunuz ortaya çıkabilir. Ses tonunuz daha yüksek olursa kendinizi ifade etme konusunda sorun yaşadığınız düşünülebilir. Bu nedenle ses tonunuzu hep aynı seviyede tutmaya çalışın.
• Sunum taslağı anlatacaklarınızın tamamını içermez. PowerPoint kullanarak bir sunum hazırladığınızda sadece temel noktalara yer vermiş olursunuz. Gerisi ise araştırmalarınıza ve konuya olan hakimiyet durumunuza göre gelişecektir.
• PowerPoint'te hazırladığınız sunumda görselliği ön plana çıkarayım derken aşırı parlak arka plan, alışılmadık renkler veya şemalar kullanmaya çalışmayın. Seçeceğiniz fontlar konusunda olabildiğince standart olana bağlı kalın. Times New Roman, Genova, Tohama, Arial gibi fontlar ideal fontları kullanmayı tercih edin.
• Sunumda tercih edeceğiniz renkler konusunda emin olamıyorsanız alanınızda yapılmış sunumları inceleyin ve onlarda kullanılan renklere sadık kalmaya çalışın.

Sunum yaparken en önemli şey kendinizi rahat hissetmektir. Eğer kendinizi rahat hissetmiyorsanız sunum yaparken fazlasıyla zorlanırsınız. Rahat olun, heyecanlanmayın ve telaş yapmayın. Yanınızda bir bardak veya bir şişe su bulundurun. Buna fazlasıyla ihtiyacınız olacaktır. Sunumu etkili kılmak davranışlarınız kadar sahip olduğunuz bilgiye de bağlı olacaktır. İyi hazırlanmayı başaramadığınız sürece sunumu başarıyla gerçekleştiremezsiniz. Sunum yapmak konusunda yaşadığınız problemleri aşamıyorsanız veya PowerPoint gibi teknik konularda yetersiz kalıyorsanız bu konuda özel eğitim almayı düşünebilirsiniz.